První faktura vypadá složitě, ale je to pořád stejných pět kroků. Tady jsou v pořadí, v jakém je budeš dělat.
1. Připrav si údaje jednou provždy
Než vystavíš první fakturu, sepiš si údaje, které se opakují: jméno, adresu, IČO, číslo účtu a údaj o zápisu v živnostenském rejstříku. Pokud jsi plátce DPH, přidej DIČ. Ve fakturačním programu je vyplníš jednou a dál se doplňují samy.
Rozhodni taky, jak budeš faktury číslovat. Osvědčený formát je rok a pořadí, například 20260001. Číslo pak rovnou slouží jako variabilní symbol.
2. Zjisti, jestli jsi plátce DPH
Na tom záleží, jak faktura vypadá:
- Neplátce vystavuje fakturu bez DPH, viz Faktura neplátce DPH.
- Plátce vystavuje daňový doklad se sazbami a DUZP, viz Faktura plátce DPH.
Když si nejsi jistý, kdy se plátcem stáváš, přečti si Kdy se stát plátcem DPH.
3. Vystav fakturu
Doplň odběratele (u firmy stačí IČO, zbytek najdeš v ARES), popis práce, množství a cenu. Nastav splatnost. Mezi podnikateli platí, že pokud splatnost výslovně nesjednáte, je 30 dní; delší než 60 dní musí být sjednaná výslovně a nesmí být vůči věřiteli hrubě nespravedlivá. V praxi se nejčastěji používá 14 dní.
Přidej QR platbu. Klient ji naskenuje v bankovní aplikaci a nemusí nic přepisovat, takže platí rychleji a bez překlepů ve variabilním symbolu.
4. Pošli ji
Fakturu pošli e-mailem jako PDF, ideálně s odkazem, přes který si ji klient otevře i zaplatí kartou. Hodí se vědět, kdy si ji otevřel: když pak nezaplatí, víš, že ji má.
5. Pohlídej úhradu
Tohle je krok, na který se nejčastěji zapomíná. Každý den porovnáváš výpis z banky s neuhrazenými fakturami, nebo to necháš na programu, který se k bance připojí a platby spáruje podle variabilního symbolu.
Když klient nezaplatí, pošli den po splatnosti zdvořilou upomínku. Od prvního dne prodlení máš nárok na zákonný úrok z prodlení (repo sazba ČNB plus 8 procentních bodů) a mezi podnikateli i na paušální náhradu nákladů spojených s uplatněním pohledávky 1 200 Kč.
Kolik času to zabere
Ručně ve Wordu nebo Excelu počítej s deseti až patnácti minutami na fakturu a dalšími minutami na kontrolu plateb. Ve fakturačním programu je to minuta. V drAIvefin je to jedna věta v Claude nebo ChatGPT: „Vystav Brázdě fakturu za září, 14 hodin po 1 500 Kč.“ Aplikace doplní odběratele z ARES, přidá QR platbu, po tvém potvrzení fakturu pošle a platbu z banky spáruje sama.